Форум - мероприятие, направленное на взаимодействие людей в рамках определенной темы. Событие позволяет провести презентацию товара или услуг, обменяться мнениями, обзавестись нужными связями. Подготовка к проведению форума - кропотливый процесс. Специалисты агентства Max Event подготовили для Вас список рекомендаций, которые необходимо выполнить, чтобы форум прошел на отлично.

Этапы подготовки

• Расчёт бюджета на мероприятие
• Определение темы и разработка концепции форума
• Выбор места проведения события
• Рекламная кампания: изготовление приглашений и оповещение средств массовой информации
• Обеспечение форума всем необходимым оборудованием (от канцелярии до мультимедийных устройств)
• Организация питания
• Поиск и найм обслуживающего персонала
• Организация торжественного открытия форума и его заключительной части
• Приглашение опытного ведущего
• Встреча и сопровождение участников форума, согласно их статуса.
• Трансфер гостей мероприятия
• Размещение участников по местам проживания.

Важные организационные моменты

Формат форума требует особого подхода к организации. Тут очень важно не ошибиться с темой и правильно расставить акценты. Помимо этого, оповещение потенциальных участников о форуме, необходимо начать заблаговременно. У гостя должно быть время на принятие решение об участии в форуме и подготовку. При необходимости подготовьте пресс-релиз.

Продумайте кейтеринг и заранее озаботьтесь подбором профессионального обслуживающего персонала для банкетной части. Если делать это непосредственно перед мероприятием, есть вероятность, что достаточно квалифицированные официанты будут уже заняты. Не забудьте проработать меню на все дни проведения мероприятия.

При тайминге (планировании времени) оставляйте временной резерв на случай непредвиденных обстоятельств. Это даст Вам возможность скорректировать свои действия, если что-то пойдет не так.

Позаботьтесь об удобстве выступления спикеров, трибуна должна быть правильно оборудована. Предоставьте спикеру возможность промочить горло во время долгой речи - поставьте рядом с ним бутылку с водой.

На форуме должен присутствовать технический специалист, способный настроить и обеспечить непрерывную работу оборудования.

Трансфер и проживание необходимо организовать соответственно статусу гостя. Проконтролируйте доступность комфортабельных микроавтобусов с водителями и машин класса люкс для VIP-персон на нужную дату.

При выборе площадки для организации форума учитывайте такие параметры как:

• расположение - до площадки должно быть легко добраться (в случае, если трансфер предусмотрен не для всех участников);
• парковка - гости, прибывшие на личном автотранспорте, оценят наличие парковки, им не придется тратить время и нервы на поиск подходящего места.

Заранее согласуйте дату проведения форума с выбранным ведущим. Подберите человека с опытом, способного провести мероприятие с таким количеством участников, как у Вас.

Организация и проведение форума - задача, требующая больших временных затрат. Ответсвенный за организацию мероприятия (и его ассистенты) должен постоянно держать в голове множество информации и правильно ей оперировать.

Агентство Max Event предлагает доверить организацию форума для Вашей компании профессионалам. Многолетний опыт в организации подобных событий позволяет нам гарантировать, что мероприятие пройдет на самом высоком уровне. Мы учитываем любое пожелание клиента и внимательно относимся ко всем, даже мельчайшим деталям.