Деловые мероприятия – это важная составляющая любой общественной деятельности и бизнес-процессов. Периодическое проведение таких мероприятий и встреч способствует формированию положительной репутации компании и созданию ее благоприятного имиджа, а также является залогом успешного выстраивания внутрикорпоративных связей и отношений с целевыми группами, в том числе, партнерами, клиентами, инвесторами и СМИ.

Креативное агентство «Max Event» предоставляет комплексную услугу по организации и проведению деловых мероприятий – от разработки концепции, оформления и технического обеспечения событий до формирования качественного контента деловой программы.

При создании концепции встреч мы обязательно учитываем ожидания компании-заказчика и характеристики целевой аудитории. Это может быть конференция, презентация, брифинг, церемония открытия либо любое иное торжество, которое может быть использовано в качестве эффективного инструмента маркетинга.

Виды деловых мероприятий и их особенности

Среди основных разновидностей деловых встреч выделяют следующие:

• конференция – участие представителей одной либо нескольких организаций в общем обсуждении результатов сотрудничества. В рамках проведения этого мероприятия на первый план выдвигаются проблемы, возникающие при воплощении бизнес-идей, и предлагаются пути их решения;
• пресс-конференция – собрание представителей местных и региональных СМИ, организуемое какой-либо компанией для обнародования своей позиции, общественно значимой новости либо любого другого повода. Предполагает участие лиц, непосредственно связанных с этой новостью, либо представителей компании-организатора, которые хотят довести важное сообщение до широкой общественности. Организация конференции с участием журналистов имеет большое значение для компании, предоставляя ей возможность привлечь внимание большой аудитории к ее деятельности и оставаться на виду определенное время;
• презентация – торжественное представление новой компании, проекта, товара либо продукции в кругу приглашенных лиц, которое способствует продуктивному общению с целевой аудиторией и потенциальными клиентами. В ходе проведения презентации предоставляется полезная информация об объекте мероприятия в наиболее комфортной для получателя форме;
• форум – масштабная площадка, которая используется для всестороннего обсуждения широкого круга вопросов, связанных с одной из сфер деятельности компании. Проведение форумов позволяет повысить уровень доверия к фирмам-участникам, их рейтинг и решить текущие деловые вопросы в неформальной обстановке;
• круглый стол – демократичное совещание, которое проводится в рамках более крупного мероприятия с целью многостороннего обсуждения вопросов, актуальных для фирм-участников, и поиска взаимовыгодного решения. Мероприятие такого формата позволяет обобщить мнения относительно обсуждаемой темы и принять решения, на основании которых могут быть заключены новые соглашения;
• бизнес-игра – моделирование рабочего процесса, упрощенное воспроизведение производственных ситуаций с обучающей целью. Она представляет собой последовательность действий, которые должны выполнить участники для получения необходимого результата. Позволяет прогнозировать управленческие решения, создавая условия, максимально приближенные к реальным, и вырабатывать необходимые навыки;
• тренинг – краткосрочное активное обучение, направленное на повышение квалификации персонала и результатов производственной деятельности. Требует системного подхода, затрагивающего все аспекты бизнеса либо деятельности организации. Большим спросом сегодня пользуются тренинги по деловому общению и эффективным продажам.
• фокус-группа – получение мнения целевой аудитории об объектах исследования, в том числе, товарах и услугах, сервисе либо маркетинговой компании посредством интервьюирования ее отдельных представителей. Обсуждение поставленных задач осуществляется непосредственно в группе, состоящей из 7-10 человек. Стандартный опрос для проведения необходимого исследования длится порядка получаса;
• семинар – групповое занятие, предназначенное для обмена удачным опытом и полезной информацией с бизнес-партнерами, обсуждения новых проектов, поиска решения каких-либо задач и получения мнения опытных участников. Такие занятия могут быть закрытыми (для определенного круга лиц) и открытыми, когда принять участие в семинаре может любой желающий.

Соответствующий формат мероприятия подбирается в зависимости от целей, которые ставит перед собой заказчик, и ожидаемого результата. К примеру, если это презентация продукции, то информация может быть доведена до широкого круга участников с помощью монолога спикера, тогда как обучающая составляющая в данном случае отсутствует.

Какие задачи включает в себя организация деловых мероприятий?

Проведению делового мероприятия предшествует решение множества задач. Среди них:

• разработка креативной концепции встречи либо общественного события;
• подбор и аренда площадки, технического оборудования (флип-чарта, проектора, микрофонов, презентера, плазменных панелей, техники для организации онлайн-встреч);
• создание базы участников и поиск опытных модераторов;
• привлечение медиа-партнеров для освещения мероприятия в СМИ;
• формирование программы мероприятия и дизайнерское оформление презентаций докладчиков, выдержанных в одном стиле;
• кейтеринг: обслуживание выездным персоналом, организация фуршетной части, кофе-пауз и банкетов;
• обеспечение проживания участников на период проведения конференции либо другого мероприятия;
• брендирование пространства помещения, разработка логотипа, флористика и оформление сценических конструкций;
• изготовление рекламно-презентационной и сувенирной продукции, именных бейджей и дипломов;
• фото- и видеосъемка, обработка материалов и подготовка сюжета, тиражирование.

По желанию заказчика также возможна аренда вспомогательного персонала, в том числе, администраторов, переводчиков, хостес, звукорежиссера.

Как видим, чтобы инициировать какое-либо деловое мероприятие, потребуется пройти большой путь – от создания плана встречи до оперативного выполнения мелких смежных задач. Это требует наличия организаторских способностей, опыта, усилий и времени. Именно поэтому подготовку таких событий в сфере бизнеса многие предприятия предпочитают доверять организациям, которые занимают этими вопросами на профессиональном уровне.

Этапы подготовки деловых мероприятий

Выше мы обсудили, какие общие и специфические задачи приходится решать организаторам подобных мероприятий. Рассмотрим теперь, в какие этапы укладывается их решение:

• постановка целей встречи, которая позволяет определить круг участников, масштаб события и потенциальные расходы;
• расчет бюджета и его согласование;
• разработка плана и концепции события;
• распределение задач, формирование графика подготовки;
• рекламная компания, обеспечение информационной поддержки мероприятия;
• основные подготовительные работы: аренда зала, приглашение участников, подбор спикеров, составление развлекательной программы и поиск артистов, обеспечение безопасности, питания и проживания гостей;
• техническое оснащение площадки, где будет проходить мероприятие.

Каждый этап подготовки общественного события – это напряженная организационная и творческая работа, за которой скрывается труд одновременно нескольких специалистов. И если их усилия окажутся успешными, процент достижения бизнес-целей, ради которых планируется мероприятие, достигнет своего максимального значения.

Чтобы запланированное деловое мероприятие прошло гладко и надолго запомнилось вашим гостям, обращайтесь в агентство МаксЭвент. Мы с удовольствием возьмем на себя все заботы по организации встречи любого формата, и проведем это мероприятие на достойном уровне. Наличие собственной базы подрядчиков, современного технического оборудования и комфортных условий для торжества, позволяет нам справляться с задачами любой сложности. Оставить заявку можно на сайте либо посредством телефонного звонка.